Das System ist da: Von Alfhausen bis Rieste könnte jede Gemeinde ihre Bürger per Internet informieren, könnte Einladungen zu Ratssitzungen veröffentlichen, Protokolle und mehr. Vier Gemeinden tun es, vier nicht.

Alle Informationen auf einen Blick: So sieht das im Ratsinformationssystem aus. Die Dokumente wie Einladungen können heruntergeladen werden.

In einer Demokratie sollen Bürger den von ihnen Gewählten auf die Finger schauen. Darum sind Ratssitzungen und Ausschusssitzungen grundsätzlich öffentlich. Hingehen? Dazu haben nur wenige Lust. Man muss sich auch nicht in eine Sitzung setzen, um zu wissen was läuft. Im Zeitalter des Internets können sich Bürger bequem von zu Hause aus schlau machen: per Ratsinformationssystem.
Dieses System gibt es seit gut zwei Jahren, seit Januar 2014, und alle Gemeinden können es nutzen. Veröffentlicht werden zum Beispiel Sitzungseinladungen mit der Tagesordnung, Protokolle der Sitzungen und einiges mehr. Bislang stellt nur die Hälfte der Gemeinden Informationen im Ratsinfosystem zur Verfügung.

Ein Klick auf dieses Bild – und man ist im Infosystem.

Der Weg zum Infosystem: Über jede Ortsseite wie www.ankum.de, bersenbrueck.de, eggermuehlen.de usw. Dort steht dann jeweils: „Ratsinformationssystem“. Auf der Seite, die aufgeht, kann oben (ein graues Feld) der Ort ausgewählt werden. Das Infosystem ist übersichtlich und leicht zu benutzen.

Noch abwesend: Alfhausen, Eggermühlen, Kettenkamp, Rieste.

Die ersten Gemeinden, die das Infosystem nutzten, waren die Samtgemeinde Bersenbrück und die Stadt Bersenbrück. Inzwischen sind auch Ankum und Gehrde mit dabei. Ankum stellte auch schon vor der Beteiligung am Ratsinformationssystem Einladungen und Protokolle auf der Ankum-Seite online. Dort waren sie aber schwerer zu finden als jetzt im Ratsinfosystem. Die Gemeinden Alfhausen, Eggermühlen, Kettenkamp und Rieste nutzen das Ratsinformationssystem nicht.

Das ist die einfache Variante: Es wird die Tagesordnung online gestellt, hier zu einer Ausschusssitzung in Gehrde..

Nach der Einarbeitung leicht zu bedienen.

Wir haben nicht genug Personal, ist vor allem in kleineren Gemeinden aus diversen Anlässen häufig zu hören. Welcher Zeitaufwand ist einzukalkulieren? Die Zugangsdaten zum System liefern die IT-Fachleute der Samtgemeinde. Der Mitarbeiter, der in der jeweiligen Gemeinde mit dem System arbeitet, muss sich damit vertraut machen, wie dieses System „tickt“. Zum Beispiel, wo Häkchen gesetzt werden müssen und wo nicht, damit ein reibungsloser Ablauf garantiert ist.
Aus der Praxis erfuhr klartext, dass es anfangs durchaus mal ein technisches Problem geben kann. Die Zeit der Kinderkrankheiten ist aber vorbei. Ist man mit dem System vertraut, besteht die Zusatzarbeit nur noch aus wenigen Klicks. Zumindest dann, wenn nur veröffentlicht wird, was ohnehin in jeder Gemeinde erarbeitet werden muss. Dazu gehören Einladungen zu Ratssitzungen samt Tagesordnung und Protokolle.

Mehr Infos als nur die Tagesordnung: Hier wird auch eine Beschlussvorlage zum Tagesordnungspunkt neues Logo für Ankum mitgeliefert.

Mehr oder weniger Informationen.

Wer sich im Ratsinfosystem durch die Orte klickt, stellt fest: Das Angebot an Informationen unterscheidet sich. Ein Beispiel: Im Ratsinfosystem konnten die Bürger schon Tage vor der Sitzung des Finanzausschusses des Samtgemeinde sehen, womit sich der Ausschuss beschäftigen würde. Es wurde nämlich nicht nur die Tagesordnung veröffentlich. Veröffentlicht wurden auch Beschlussvorlagen zu den Tagesordnungspunkten.
Nehmen wir als Beispiel die Beschlussvorlage „Stellenplan“. In der ist genau nachzulesen, worum es geht. Man erfährt zum Beispiel, wie viel Personal die Samtgemeinde beschäftigt, wie wie Personal, z. B. ErzieherInnen, neu eingestellt werden soll oder wo eingespart wird. Dem Ausschuss wird empfohlen, dem Stellenplan zuzustimmen.
Vorweggenommen wird dadurch nichts. Der Ausschuss ist frei in seiner Entscheidung. Er kann der Beschlussempfehlung folgen oder auch nicht. Stimmt er nicht zu, wird in der Sitzung ein anderer Beschlussvorschlag erarbeitet.

Ein sehr umfassendes Paket an Informationen: Viele Beschlussvorlagen zu den anstehenden Entscheidungen. Damit sind Bürger sehr gut im Bilde.

Mit Beschlussvorlagen zu arbeiten, gefällt nicht jedem.

Lieber frei diskutieren als mit Beschlussvorlagen arbeiten? Einer freien Diskussion stehen Beschlussvorlagen nicht im Wege. Damit zu arbeiten bedeutet jedoch, sich umzustellen. So eine Beschlussvorlage muss rechtzeitig fertig sein, damit sie an die Rats- oder Ausschussmitglieder geht und kurz danach, immer Tage vor der Sitzung, auch im Ratsinfosystem steht. Da ist man zeitlich dann nicht mehr so flexibel. Die Sache hat allerdings den großen Vorteil, dass die Politiker – die Ratsfrauen und -herren – früh Unterlagen bekommen, um sich vorzubereiten. Sie können vorbereitet in eine Sitzung gehen. Und die Öffentlichkeit wird früh, vor einer Sitzung, umfassend informiert.

Über ein Protokoll wird immer im Rat bzw. Ausschuss abgestimmt. Damit wird bestätigt, dass der Protokollant die Dinge aus der vorangegangenen Sitzung richtig wiedergegeben hat. Das hat jedoch zur Folge, dass Protokolle erst Wochen oder gar Monate nach einer Sitzung im Ratsinfosystem stehen, z. B. weil Ratssitzungen nur alle paar Monate stattfinden.

Wer wissen will, was läuft: Protokolle sind für Bürger eine interessante Lektüre. Protokolle mit Diskussionsverlauf werden aber nicht in allen Gemeinden geschrieben.

Transparenz und Bürgernähe.

Mit dem Ratsinfosystem haben Bürger einen direkten Zugang zu Quellen und können sich selbst ein Bild von der Ratsarbeit in ihrer Gemeinde machen. Wer sich informieren will, kann es tun, und das sogar bequem vom Sofa aus. Das gilt zumindest für die vier Gemeinden, die bislang mitmachen. Transparenz und Bürgernähe schreiben sich Parteien immer wieder auf die Fahnen. Das Ratsinformationssystem ist ein Gewinn an Transparenz und wäre ein Gewinn an Transparenz für die Bürger aller Gemeinden – wenn es denn von allen Gemeinden genutzt würde.